Pengelolaan logistik dan distribusi barang adalah faktor yang paling penting dalam menjaga efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan di tengah dunia bisnis yang semakin kompetitif. Oleh karena itulah, transport management system (TMS) menjadi salah satu teknologi yang kini semakin banyak diadopsi oleh perusahaan di berbagai lini industri.
Pasalnya, sistem ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan, memantau, dan mengoptimalkan seluruh proses pengiriman barang secara efisien dan terukur. Namun, sebenarnya apa saja manfaat dari teknologi TMS ini? Simak informasinya dalam artikel di bawah ini.
BACA JUGA: 5 Manfaat Internet of Things dalam Bidang Transportasi
Apa Itu Transport Management System (TMS)?
Transport management system (TMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pengiriman dan distribusi barang secara efisien. Secara umum, sistem ini mencakup berbagai fungsi, mulai dari perencanaan rute, manajemen armada, optimasi biaya logistik, sampai dengan pelacakan pengiriman secara real-time.
Dengan memanfaatkan teknologi transport management system, perusahaan bisa mendapat visibilitas penuh atas proses pengiriman, meminimalkan biaya operasional, dan juga meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Komponen Transport Management System (TMS)
Agar dapat berfungsi secara optimal, TMS terdiri dari berbagai komponen penting yang semuanya saling terintegrasi, antara lain:
1. Transport Management Center (TMC)
TMC adalah pusat pengendalian dan pengaturan transportasi dalam transport management system (TMS). Fungsi utamanya adalah untuk mengawasi dan mengontrol lalu lintas di suatu wilayah.
Umumnya, TMC ini akan dilengkapi dengan teknologi informasi lain, seperti sensor lalu lintas, kamera CCTV, dan sistem pemantauan kendaraan yang terhubung ke satelit. Dengan adanya TMC, maka petugas dapat melakukan pemantauan secara real-time terhadap lalu lintas serta mengambil tindakan apabila terjadi kemacetan atau kecelakaan.
2. Transport Resource Management (TRM)
Fungsi utama TRM adalah untuk mengatur dan memanajemen sumber daya logistik serta transportasi, seperti armada kendaraan dan personel yang terkait. Bukan hanya itu saja, sistem ini juga berfungsi untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya sekaligus memastikan bahwa setiap kendaraan dan personel bekerja secara efisien dan efektif.
3. Intelligent Transport System (ITS)
ITS adalah teknologi yang terintegrasi dalam TMS untuk bantu meningkatkan efisiensi, efektivitas, hingga keselamatan dalam transportasi. Adapun ITS juga mencakup berbagai teknologi, seperti sistem informasi penumpang, sistem pemberitahuan lalu lintas, sistem pembayaran elektronik, dan sistem navigasi kendaraan.
Dengan adanya ITS, maka pengguna jasa transportasi dapat dengan mudah mengakses informasi yang berkaitan dengan transportasi, menghindari kemacetan dan kecelakaan, serta memilih moda transportasi yang tepat.
4. Freight Management System (FMS)
FMS adalah komponen yang berfungsi untuk mengatur dan memanajemen pengiriman barang atau kargo secara efisien dan efektif. Sistem ini juga mencakup berbagai aspek penting, seperti manajemen gudang, perencanaan rute, dan pemantauan kargo secara real-time.
Penggunaan FMS ini dapat memastikan pengirim dan penerima karbon bisa memantau status pengiriman secara real-time. Selain itu, juga berfungsi untuk memastikan bahwa kargo dikirim dengan tepat waktu dan dengan biaya yang lebih optimal.
5. Route Planning and Optimization (RPO)
Terakhir, ada RPO yang berfungsi untuk merencanakan rute dan optimasi perjalanan kendaraan. Pada dasarnya, sistem ini mencakup analisis jarak, waktu tempuh, dan biaya untuk mencari rute paling efisien dan efektif. Dengan RPO, maka pengguna jasa transportasi dapat memilih rute yang tepat dan menghemat waktu sekaligus biaya perjalanan.
Fungsi Utama Transport Management System (TMS)
Berbagai fungsi utama yang ada pada transport management system (TMS) antara lain sebagai berikut.
1. Perencanaan Rute Pengiriman Otomatis
Transport management system (TMS) menggunakan algoritma yang berbasis AI untuk menentukan rute tercepat dan paling hemat biaya. Data tersebut diperoleh dengan mempertimbangkan berbagai faktor, seperti lalu lintas, cuaca, dan prioritas pengiriman.
2. Pelacakan Real-Time Armada
Sistem TMS memungkinkan Anda untuk memantau posisi kendaraan secara langsung. Dengan begitu, penerapannya dapat memudahkan pengambilan keputusan saat terjadi keterlambatan atau perubahan rute.
3. Manajemen Dokumen dan Faktur
Dengan menggunakan TMS, maka proses administratif, termasuk pembuatan surat jalan, konfirmasi pengiriman, dan faktur, bisa dilakukan secara digital dan terintegrasi satu sama lain.
4. Integrasi dengan Sistem Lain
TMS juga dapat terhubung dengan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Warehouse Management (WMS) untuk memastikan bahwa proses supply chain dilakukan secara menyeluruh dengan lancar.
5. Analisis dan Laporan Kerja
Anda bisa mendapatkan data analitik yang akan membantu dalam proses evaluasi efisiensi logistik, penggunaan armada, dan juga pengeluaran operasional.
Manfaat Implementasi Transport Management System (TMS)
Implementasi transport management system (TMS) memberi banyak manfaat strategis dan operasional bagi perusahaan, beberapa di antaranya, seperti:
1. Efisiensi Operasional
Dengan otomatisasi perencanaan rute dan pengelolaan armada, Anda bisa mengurangi waktu tempuh dan juga penggunaan bahan bakar. Hal ini tentu saja akan berdampak langsung pada efisiensi biaya operasional bisnis Anda.
2. Visibilitas End-to-End
Melalui pelacakan secara real-time, perusahaan bisa memantau seluruh proses pengiriman dari gudang hingga ke tangan pelanggan. Dengan begitu, proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat.
3. Pengurangan Biaya Logistik
Optimasi penggunaan kendaraan, rute, hingga jadwal pengiriman memungkinkan perusahaan Anda untuk menghemat anggaran logistik. Bahkan jumlahnya bisa mencapai puluhan persen apabila diterapkan secara menyeluruh dan optimal.
4. Kepuasan Pelanggan
Dengan sistem yang terkoordinasi dan juga informatif, maka pelanggan bisa menerima informasi pengiriman yang akurat dan tepat waktu. Inilah yang kemudian akan berdampak pada peningkatan kepercayaan dan loyalitas.
5. Kepatuhan dan Audit
Transport management system (TMS) memungkinkan pelacakan digital terhadap seluruh aktivitas pengiriman. Di mana hal ini sangat bermanfaat dalam memenuhi standar audit dan regulasi industri.
BACA JUGA: 8 Contoh Penerapan IoT di Bidang Transportasi dan Logistik
Fitur Utama yang Ada dalam Transport Management System (TMS)
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin masif, transport management system (TMS) kini telah dilengkapi dengan berbagai fitur canggih untuk mendukung kebutuhan bisnis modern. Berbagai fitur yang tersedia di TMS antara lain sebagai berikut.
- AI-Powered Route Optimization: Sistem yang menggunakan machine learning untuk mempelajari pola lalu lintas sekaligus memperkirakan waktu pengiriman terbaik.
- IoT Integration: Sensor dan perangkat IoT yang terpasang pada kendaraan dengan fungsi untuk memantau kecepatan, suhu muatan, hingga status kendaraan.
- Cloud-based Platform: TMS berbasis cloud yang memungkinkan akses dari mana saja dan memudahkan kolaborasi antar tim.
- API Integration: Fitur yang memungkinkan konektivitas dengan aplikasi lain, seperti WMS, marketplace, dan juga sistem keuangan.
- Mobile Access: Memberi keleluasaan bagi pengemudi untuk menerima perintah kerja ataupun melaporkan status pengiriman secara langsung dari smartphone.
Cara Memilih Transport Management System (TMS) yang Tepat
Memilih transport management system (TMS) yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda tentu membutuhkan pertimbangan yang matang dan strategis. Beberapa kriteria dalam pemilihan TMS yang perlu Anda perhatikan adalah sebagai berikut.
- Skalabilitas: Pastikan sistem yang dipilih mampu menangani pertumbuhan volume pengiriman dalam jangka panjang.
- Kemudahan Integrasi: TMS yang dipilih harus bisa dihubungkan dengan sistem internal bisnis Anda, seperti CRM atau ERP.
- Fleksibilitas dan Kustomisasi: Apakah fitur yang tersedia di TMS bisa disesuaikan dengan proses bisnis Anda?
- User-Friendly Interface: Sistem antarmuka pada TMS harus mudah digunakan oleh tim operasional dan pengemudi untuk meminimalkan risiko kesalahan penggunaan.
- Layanan Dukungan Teknis: Sangat disarankan untuk memilih vendor yang menyediakan dukungan teknis 24/7 dan pembaruan sistem secara berkala.
FAQ Seputar Transport Management System (TMS)
- Apa perbedaan TMS dengan WMS?
TMS digunakan untuk mengelola pengiriman barang ke luar gudang, sementara WMS lebih fokus pada pengelolaan barang di dalam gudang.
- Apakah TMS hanya bisa digunakan untuk perusahaan besar?
Tidak, karena kini TMS juga tersedia dalam versi cloud-based yang lebih terjangkau dan cocok untuk UMKM.
- Berapa biaya untuk implementasi TMS?
Biaya implementasi sangat bervariasi karena hal ini tergantung pada skala operasional dan fitur yang diperlukan. Harganya sendiri mulai dari jutaan rupiah untuk versi cloud hingga miliaran untuk solusi enterprise.
BACA JUGA: 6 Fungsi IoT dalam Kendaraan Pintar, Beri Banyak Kemudahan
Tertarik dengan Teknologi Transport Management System (TMS)? Pilih Layanan Smart Transportation XLSMART for BUSINESS!
Transport management system (TMS) adalah solusi penting bagi Anda dalam menghadapi tantangan logistik modern. Apalagi ditambah dengan berbagai fitur yang mampu mendukung efisiensi, transparansi, dan integrasi, tentu membuat TMS memberi nilai tambahan signifikan bagi perusahaan banyak lini industri.
Jika Anda ingin meningkatkan efektivitas proses distribusi dan memperkuat rantai pasok, maka bisa mempertimbangkan untuk implementasi transport management system (TMS) yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. XLSMART for BUSINESS melalui Smart Transportation menyediakan solusi manajemen armada yang komprehensif untuk memberi kemudahan pemantauan armada dan peningkatan efisiensi operasional dengan sistem IoT terintegrasi.
Anda bisa konsultasikan sekarang bersama XLSMART for BUSINESS untuk mendapat solusi manajemen armada terbaik dengan teknologi terkini sesuai kebutuhan bisnis.
