Cloud storage merupakan layanan penyimpanan data di internet yang kini sudah familier digunakan di berbagai lini industri bisnis. Meski begitu, masih ada sebagian orang yang belum paham tentang fungsi cloud storage secara menyeluruh.
Masih banyak yang beranggapan bahwa cloud storage hanya berfungsi sebagai platform menyimpan data. Padahal sebenarnya penggunaan cloud storage lebih daripada itu.
Agar Anda tidak bingung lagi, simak penjelasan selengkapnya tentang berbagai fungsi cloud storage dalam artikel ini.
BACA JUGA: 15 Manfaat Cloud Computing bagi Bisnis Anda, Wajib Tahu!
Fungsi Cloud Storage sebagai Platform Penyimpan Data
Berikut ini adalah beberapa fungsi penggunaan cloud storage sebagai platform penyimpan data di internet yang penting untuk diketahui.
1. Sebagai Alat Berbagi
Fungsi cloud storage yang pertama adalah sebagai alat berbagi. Layanan cloud storage bisa Anda gunakan untuk membagi file yang dimiliki kepada orang lain. Fungsi ini umumnya ditemukan pada layanan file sharing yang bisa dijumpai di cloud storage.
Hal ini juga menjadi kelebihan utama karena cloud storage memiliki fitur auto-synchronize yang tidak dimiliki oleh layanan file sharing lain. Jadi, Anda tidak perlu repot-repot mengunggah file yang akan dibagikan.
2. Memudahkan dalam Pengarsipan Data
Cloud storage merupakan layanan yang punya kemampuan menyimpan atau mengarsipkan data dengan sangat mudah. Dengan kata lain, cloud storage dapat menjadi solusi pintar untuk mencegah data rusak atau hilang saat disimpan di media penyimpanan lokal, seperti flashdisk atau harddisk.
Seperti yang diketahui bahwa kehilangan atau kerusakan data penting perusahaan bisa jadi masalah besar bagi keberlangsungan bisnis Anda. Oleh karena itu, penggunaan cloud storage dapat bantu meminimalkan adanya risiko tersebut.
3. Kegiatan Kolaborasi Lebih Mudah
Fungsi cloud storage yang lainnya adalah memudahkan kegiatan kolaborasi yang dilakukan antar tim. Jadi, dalam bisnis, cloud storage bisa dimanfaatkan sebagai wadah untuk berkolaborasi antarsesama karyawan.
Dengan begitu, karyawan bisa saling bertukar pikiran dan ide meski tidak berada di satu tempat yang sama. Hal ini tentu saja dapat membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan cepat selesai.
4. Sebagai Alat Kontrol Data
Saat melakukan kolaborasi, sering kali Anda dan tim akan saling mengirim file. Namun, tak jarang Anda akan dibuat bingung dengan berbagai file yang sama, tapi dengan judul berbeda maupun file dengan perubahan terbaru.
Dengan data di cloud storage, file akan tetap sama dan segala bentuk perubahan akan tersimpan secara otomatis dalam file tersebut. Jadi, Anda cukup melakukan perubahan di file tersebut tanpa harus membuat file yang sama berulang kali yang justru akan membuat Anda kesulitan dalam mencari file dengan update terbaru.
5. Layanan Penyimpanan Data yang Ramah Lingkungan
Pada dasarnya, cloud storage tidak membutuhkan perangkat fisik, seperti flashdisk dan harddisk. Hal ini karena semua file data akan tersimpan dengan sarana internet.
Secara tidak langsung, hal ini dapat membantu mengurangi limbah. Oleh karena itulah, penggunaan cloud storage sangat ramah terhadap lingkungan.
BACA JUGA: Jenis-Jenis Layanan Cloud Computing untuk Bisnis Anda
Cara Menggunakan Cloud Storage dengan Efektif
Agar bisa memanfaatkan fungsi dan manfaatnya dengan maksimal, Anda perlu tahu cara menggunakan cloud storage secara efektif. Berikut ini adalah beberapa tipsnya yang bisa dilakukan.
1. Melakukan Backup Data Secara Berkala
Hal yang penting untuk Anda lakukan jika menggunakan cloud storage adalah melakukan backup berkala untuk menjaga data. Meski penyedia cloud storage punya infrastruktur sama, tapi tidak ada sistem yang 100% kebal terhadap masalah teknis maupun serangan siber.
Jadi, dengan backup berkala, Anda bisa memastikan bahwa data selalu aman di cloud. Bila perlu, nyalakan fitur backup otomatis yang tersedia di layanan cloud pilihan Anda.
Hal ini dapat membantu mempermudah sekaligus mengurangi risiko lupa melakukan backup. Bukan hanya itu saja, pastikan untuk memahami kebijakan penyedia cloud storage mengenai retensi data karena beberapa penyedia bisa menyimpan versi lama data Anda untuk jangka waktu tertentu.
2. Menggunakan Fitur Kolaborasi
Cloud storage sering kali dilengkapi dengan fitur kolaborasi. Hal ini memungkinkan beberapa pengguna sekaligus untuk bekerja sama pada dokumen atau file yang sama.
Keberadaan fitur ini sangat berguna bagi tim yang bekerja jarak jauh maupun tim yang terdiri dari beberapa anggota, tapi berada di lokasi yang berbeda. Anda bisa gunakan fitur kolaborasi untuk berbagi file, melakukan edit secara bersamaan, hingga memberi komentar.
Dengan memanfaatkan fitur ini secara maksimal, maka Anda dan tim bisa meningkatkan produktivitas dan juga memungkinkan proses kolaborasi yang lebih efisien.
3. Menggunakan Fitur Sync
Fitur sinkronisasi atau sync memungkinkan Anda dapat menjaga data tetap up-to-date pada semua perangkat yang digunakan. Apabila Anda melakukan edit atau menambahkan file dari satu perangkat, maka perubahan tersebut secara otomatis akan disinkronkan ke perangkat lain yang terhubung dengan akun cloud storage Anda.
Jadi, pastikan untuk mengaktifkan fitur sync agar Anda bisa mengakses data terbaru dari mana saja di berbagai perangkat yang terhubung.
4. Menggunakan Fitur Sharing
Fitur sharing pada cloud storage memungkinkan Anda untuk berbagai file atau folder dengan individu maupun tim tertentu. Maka dari itu, pastikan Anda mengatur izin akses dengan benar.
Umumnya, fitur sharing pada cloud storage tersedia opsi izin baca saja, izin baca dan tulis, atau izin pengelolaan. Dengan fitur ini, Anda bisa dengan mudah berbagi dokumen, gambar, atau file lain dengan rekan kerja.
BACA JUGA: Apa itu Cloud Container? Fungsi, Jenis, dan Kelebihannya
Manfaatkan Fungsi Cloud Storage untuk Optimalkan Kinerja Operasional Bisnis Anda
Berbagai fungsi cloud storage yang sudah dijelaskan di atas sangatlah penting dalam kehidupan digital sekarang ini. Tidak terkecuali bagi bisnis yang membutuhkan solusi praktis untuk menyimpan dan mengelola data secara aman.
Jika Anda belum menggunakan layanan cloud storage, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mencobanya. Dengan begitu, Anda bisa merasakan manfaat langsung dari teknologi penyimpanan ini.
Sementara bagi Anda yang butuh layanan cloud dengan kapasitas lebih besar, bisa manfaatkan layanan Cloud Services XLSMART for BUSINESS. Nantinya, tim XLSMART for BUSINESS akan memberi solusi end-to-end terbaik untuk perkembangan bisnis Anda.
